Design Thinking Workshop vorbereiten: die große Checkliste

Gute Vorbereitung ist beim Design-Thinking-Workshop der halbe Erfolg. Ein Beamer und ein Moderationskoffer reichen hier nicht — warum der Moderationskoffer beim Design Thinking versagt, liest du hier. Ein guter Workshop ist ein kleines Event und lebt von der Interaktion deiner Teilnehmenden. Diese Checkliste führt dich durch alles: Orga, Raum, Möbel, Technik, Material, Catering und Nachbereitung.

So nutzt du die Seite: Oben im interaktiven Planer hakst du alles direkt ab — dein Stand bleibt gespeichert. Weiter unten wartet die Checkliste als PDF für Pinnwand und Team. Und wenn die Vorbereitung steht, baust du deine Agenda in Facilitools — Timing und Methoden inklusive.

Vorab-Orga: eine Woche vorher steht das Gerüst

Alles, was du klären solltest, bevor es an Material und Details geht:

• Workshopraum ist gebucht
• Workshop-Materialien sind bestellt oder vorhanden
• Alle Teilnehmenden sind per E-Mail über die Details informiert
• Das Workshopziel ist klar
• Die Workshop-Präsentation ist fertig — als PDF, PPT und Keynote (Kompatibilität!)
• Alle Möbel sind verfügbar
• Namensschilder sind gedruckt oder es gibt welche zum Selbstbasteln

Der Workshopraum

Bei der Raumwahl kann man viel falsch machen. Ein Design-Thinking-Workshop lebt von Aktivität und Bewegung: keine fest verschraubten Möbel, viel Licht. Große Fensterflächen sind super als Whiteboard-Ersatz oder zum Anhängen von Brownpaper. Der Raum sollte hell sein, große freie Wände haben und eine große freie Fläche ohne Möbel.

Möbel und Whiteboards

Raum und Möbel sollen aktivieren und zum Bewegen animieren. Teams, die im Stehen arbeiten, sind produktiver und kommen zu besseren Ergebnissen — gesessen wird in Pausen und bei Präsentationen, gern auch auf Sofas oder Sitzwürfeln.

• Sitzgelegenheiten für alle Teilnehmenden
• Stühle und Tische sind beweglich
• 1 Stehtisch oder Bistrotisch pro Team
• 1 Tisch für das Prototyping-Material
• 1 großes Whiteboard pro Team
• Großer Papier-Mülleimer für die vielen Post-its

Technik

Gute Technik muss funktionieren — am besten testest du alles am Vortag im echten Raum.

• Beamer / Projektor / Präsentationsbildschirm
• TimeTimer
• Leinwand
• Laptop / iPad / Tablet
• Adapter (USB-C, HDMI, DVI-D, VGA …)
• Presenter
• Internetverbindung
• Musik-Box / Sound
• ggf. Beleuchtung für die Präsentationsfläche
• ggf. Mikrofon

Workshop-Material

Du musst das Material nicht einzeln zusammensuchen: Kuratierte Workshop-Boxen sind schnell bestellt und in Summe günstiger als der Einzelkauf. Unsere Makerbox stellen wir aus der eigenen Workshop-Praxis zusammen — es gibt aber auch die Protobox von Tiefenschärfe, die Re:Box von Openmjnd oder die Design-Thinking-Box von Innovatory. Den kompletten Marktüberblick findest du im Boxen-Vergleich.

Einkaufsliste: Prototyping-Material

Für alle, die selbst beschaffen wollen oder schon einiges haben. Wichtig sind gute Scheren und gute Klebe — dann wird aus fast allem ein Prototyp:

• Buntes Kartonpapier
• Klebestifte und Klebeband
• Lego-Bausteine und -Figuren
• Zahnstocher und Holzspieße
• Scheren und Bastelmesser
• Papier- oder wiederverwendbare Strohhalme
• Schnüre, Bindfaden, Gummibänder
• Basteldraht (am besten Messing — lässt sich mit der Schere schneiden)
• Klebeaugen
• Modellierknete oder Bastelknetmasse
• Pappbecher und -teller
• Bunte Pfeifenreiniger
• Bunte Holzstäbchen und Eisstiele
• Kreppband oder Malerkrepp
• Aluminiumfolie
• Schwammtücher oder Filzstoffe für textile Prototypen
• Playmobil
• Bauklötze
• Luftballons
• Playmais
• Altes Spielzeug, Pappe, Verpackungs- und Verkleidungsmaterial

Material für die Moderation

Diese sechs Dinge gehören immer in deine Tasche:

• Post-its / Haftnotizen
• Whiteboardmarker
• TimeTimer
• Templates für jede Phase
• Timetable — immer ausgedruckt dabei
• Eine Liste passender Warm-ups

Material für den Team-Space

Jedes Team arbeitet konzentriert am Stehtisch — mit eigener Tischbox, damit nichts durch den Raum wandert:

• Tischboxen für jedes Team
• Mitteldicke Filzstifte (z. B. Stabilo Greenpoint 0.8, Stabilo Pen 68, Sharpies)
• Whiteboardmarker (keine Permanent-Marker!)
• Viele bunte Post-its oder andere Haftnotizen
• Scheren
• Klebe (Klebestifte oder Flüssigklebe)
• Bunte Klebepunkte
• Kreppband
• Tesafilm
• Etwas Knete

Catering: leicht und energiegebend

Gutes Catering hält die Konzentration hoch. Statt Standard-Keksen lieber Dinge, die durchgehend Energie geben — nichts Schweres, kein Zucker-Crash. Permanent verfügbar sein sollten:

• Kaffee, Kuhmilch und Hafermilch
• Tee — am besten aus dem Heißwasserspender mit Teebeuteln
• Viel Wasser, still und mit Sprudel, oder Karaffen mit Minze oder Zitrone
• Nüsse und Hülsenfrüchte, ungesalzen
• Geschnittenes Obst — Bananen mit etwas Zitronensaft beträufeln
• Bitterschokolade und kleine, dezente Schokosnacks
• Limonaden, ggf. koffeinhaltig gegen das Mittagstief

Beim Mittagessen scheiden sich die Geister. Nach der Mittagspause kommen bei Tages-Workshops Ideation und Prototyping — ein Fresskoma kannst du dir da nicht leisten. Unsere Empfehlung: über den Tag mehrere kleine Pausen, mittags ein leichtes Flying Buffet (Wraps, Schnittchen, Fingerfood, Suppe mit Brot), nach 45 Minuten geht es weiter. Am Nachmittag freuen sich alle über Kuchen oder Kekse zum Obst — der kleine Energieschub für den Endspurt.

Was sonst noch dazugehört

• Playlist — eine gute, aktivierende Playlist läuft nebenbei; auf Spotify gibt es fertige Workshop-Playlists
• Canvases ausgedruckt — wenn ihr mit großen Canvases arbeitet, vorab drucken
• Templates ausgedruckt — viele Coaches arbeiten mit gedruckten Templates
• Notizbücher — bei größeren Prozessen hat jedes Teammitglied ein eigenes
• Dokumentation — für größere Innovationsprozesse und Sprints braucht es ein Dokumentationsbuch oder einen Ordner

Nachbereitung: der gute Abschluss

Die Nachbereitung entscheidet mit, was vom Workshop hängen bleibt. Am besten liegt alles schon vor dem Workshop parat:

• Materialien zum Teilen — viele Kund:innen wünschen sich die Unterlagen; halte eine abgespeckte PDF-Version der Folien bereit, die du noch am Abend verschicken kannst
• Gemeinsamer Cloud-Ordner — für Bilder und Dokumente aller Teams; viele klicken sich noch Monate später durch, und du bleibst als Facilitator im Gedächtnis
• Check-out-Mail — mit den wichtigsten Key-Take-aways, Ressourcen und Antworten auf offene Fragen aus dem Workshop

Drei Geheimtipps zum Schluss

• Diverse Teams — achte auf unterschiedliche fachliche Hintergründe, Alter und Geschlechter. Diverse Teams arbeiten kreativer und produktiver als homogene.
• Passende Warm-ups — Konzentrations-Warm-ups bereiten auf konvergente Phasen vor, Energizer und Icebreaker auf divergente. Im Warm-up-Finder filterst du nach Phase, Gruppengröße und Dauer.
• Leichtes Essen — das Mittagstief ist der größte Energie-Killer im Workshop (siehe Catering).

Startklar — und wenn du Unterstützung willst

Damit bist du gut vorbereitet. Wenn du die Moderation lieber abgibst oder jemanden an deiner Seite willst: Wir moderieren und begleiten Workshops — Simon macht das seit über 15 Jahren, von Unis über Städte und DAX-Konzerne bis zu Startups und NGOs. Und wenn du selbst moderieren lernen willst:

Alle Checklisten für deine Workshop-Vorbereitung

Von der großen Vorbereitungs-Checkliste bis zur Einkaufsliste — hier ist die ganze Familie.

Material-Liste27 Materialien für Workshops und Prototyping, mit Bezugsquellen.Prototyping-MaterialDie kompakte Einkaufsliste fürs Prototyping.Boxen & Koffer im VergleichAlle Design-Thinking-Boxen und Workshop-Koffer im Marktüberblick.Moderationskoffer?Warum der Klassiker beim Design Thinking versagt — und was hilft.DT Starter KitDer kleine Einstieg: Design-Thinking-Koffer für erste Workshops.Customer-Journey-WorkshopPlanungs-Guide für den Spezialfall Customer Journey.