Die Lage in den meisten Rathäusern sieht so aus: Einzelne Beschäftigte lassen sich von einem Sprachmodell Protokolle zusammenfassen oder Texte glätten, oft mit privaten Konten. Die IT weiß davon nichts oder duldet es. Die Leitung hat gehört, dass man etwas tun müsse, und hat drei Angebote von Softwareanbietern auf dem Tisch. Datenschutz und Personalrat wurden noch nicht gefragt. Was fehlt, ist kein Werkzeug. Es fehlt eine Reihenfolge. Einen eigenen Fall aus einer Kommune haben wir für KI noch nicht; was hier steht, kommt aus unseren Verwaltungsprojekten, aus der Arbeit mit Teams an KI-Anwendungsfällen und aus den Fragen, mit denen Ämter zu uns kommen.
Womit Verwaltungen zu uns kommen
Die Fragen ähneln sich von Haus zu Haus. Welche unserer Abläufe profitieren wirklich von KI, und welche sind nur Spielwiese? Wie befähigen wir Mitarbeitende, statt sie zu verunsichern? Wie nutzen wir KI verantwortlich, mit Datenschutz, klaren Regeln und ohne Wildwuchs an Schatten-Werkzeugen? Und wie kommen wir von Experimenten zu etwas, das im Alltag läuft? Die vier Fragen geben die Reihenfolge vor.
Wo KI in einer Kommune zuerst Sinn ergibt
Der Fehler, den fast alle machen: mit dem spektakulärsten Fall anfangen, dem Chatbot für Bürgeranfragen oder der automatischen Antragsprüfung. Beides berührt personenbezogene Daten, Entscheidungen mit Rechtsfolgen und das Vertrauen der Öffentlichkeit. Das sind die Fälle, mit denen man aufhört, nicht anfängt.
Angefangen wird dort, wo viel Text entsteht, wenig Risiko liegt und die Beschäftigten den Nutzen am nächsten Tag spüren.
- Protokolle und Vermerke. Aus Stichworten oder einer Aufzeichnung einen Entwurf machen, den eine Person prüft und freigibt. Spart Stunden pro Woche, und die Verantwortung bleibt, wo sie ist.
- Texte in einfacher und verständlicher Sprache. Bescheide, Merkblätter und Webseiten so umformulieren, dass Bürgerinnen und Bürger sie verstehen. Die Fachabteilung prüft die Richtigkeit, das Modell liefert die Lesbarkeit.
- Das eigene Wissen durchsuchen. Satzungen, Dienstanweisungen, Ratsbeschlüsse und Vorlagen so erschließen, dass eine Frage in Sekunden eine belegte Antwort bekommt, mit Verweis auf die Fundstelle. Das ist für neue Beschäftigte oft der größte Gewinn.
- Vorsortieren, nicht entscheiden. Eingehende Anfragen nach Zuständigkeit einordnen, Anlagen auf Vollständigkeit prüfen, Fristen erkennen. Die Entscheidung trifft weiterhin ein Mensch.
- Vorlagen und Förderanträge. Erste Entwürfe aus Eckdaten, die danach fachlich gefüllt werden. Besonders für kleine Kommunen, in denen eine Person zehn Themen hat.
Gemeinsam ist diesen Fällen: KI schreibt einen Entwurf, ein Mensch entscheidet. Diese Regel löst einen Großteil der rechtlichen und der Vertrauensfragen, bevor sie entstehen.
Die Reihenfolge, die funktioniert
Erst sehen, was schon läuft
Bevor etwas eingeführt wird, lohnt eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wer nutzt heute welche Werkzeuge wofür, mit welchen Daten, über welche Konten. Das Ergebnis überrascht fast immer, und es zeigt, wo die Beschäftigten den Bedarf längst sehen. Diese Nutzung zu verbieten, treibt sie in den Schatten; sie zu ordnen, macht sie sicher.
Anwendungsfälle mit den Beschäftigten finden
Die besten Fälle kennen die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, nicht die Leitung und nicht der Anbieter. Eine Werkstatt von einem Tag, in der Teams ihre eigenen Abläufe nach Textarbeit, Suchaufwand und Wiederholung durchgehen, liefert eine Liste, die nach Nutzen und Risiko sortiert werden kann. Aus der Liste werden zwei oder drei Fälle für den Anfang gewählt. Das Vorgehen ist dasselbe wie bei anderen Vorhaben, die quer zu den Zuständigkeiten liegen; wie Verwaltungsteams damit arbeiten, steht im Artikel über Design Thinking in der Verwaltung.
Regeln festlegen, bevor der erste Pilot startet
Welche Daten dürfen in welches Werkzeug? Die kurze Fassung: keine personenbezogenen Daten in Werkzeuge ohne Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Freigabe der oder des Datenschutzbeauftragten. Wer prüft und verantwortet ein Ergebnis? Immer die Person, die es verwendet. Wie wird KI-Nutzung gekennzeichnet? Nach innen offen, nach außen dort, wo es Bürgerinnen und Bürger betrifft. Dazu kommt die KI-Verordnung der EU, die Pflichten nach Risikoklassen staffelt; für die hier genannten Anfangsfälle sind die Anforderungen überschaubar, für Entscheidungen mit Rechtsfolgen nicht. Personalrat und Datenschutz gehören von Anfang an in die Arbeitsgruppe, nicht an das Ende als Freigabestelle.
Klein pilotieren und messen
Ein Team, ein Anwendungsfall, vier bis acht Wochen, mit einem Werkzeug, das die Regeln erfüllt. Gemessen wird, was zählt: Zeit pro Vorgang, Nachfragen, Fehler, Zufriedenheit der Beschäftigten. Am Ende steht eine Entscheidung: ausweiten, anpassen oder lassen. Ein Pilot, der nicht ausgeweitet wird, ist ein Ergebnis und kein Vorwurf.
Die Beschäftigten befähigen
Der Unterschied zwischen einer Verwaltung, in der KI im Alltag ankommt, und einer, in der sie Spielwiese bleibt, ist selten das Werkzeug. Es ist die Frage, ob die Beschäftigten wissen, wie man eine Aufgabe so stellt, dass ein brauchbares Ergebnis herauskommt, wie man es prüft und wo die Grenzen liegen. Das lernt man an eigenen Aufgaben, in wenigen Stunden, und es verändert die Haltung von Sorge zu Routine. Welche Kompetenzen dafür zählen, steht im Artikel über Future Skills.
Vom Pilot in die Fläche
Was im Pilot funktioniert hat, wird zur Dienstanweisung, zur Schulung für die nächsten Teams und zum Eintrag im Haushalt. Erst jetzt lohnt der Blick auf größere Lösungen, auf Fachverfahren mit KI-Funktionen oder auf einen eigenen Assistenten für das Haus, mit einer Erfahrung im Rücken, die der Rat versteht.
Was eine Kommune nicht tun sollte
- KI verbieten. Die Nutzung verschwindet dann in private Konten, und die Verwaltung verliert jede Kontrolle.
- Mit dem Bürger-Chatbot anfangen. Hohe Erwartung, hohes Risiko, und wenn es nicht klappt, sieht es jeder.
- Eine Plattform kaufen, bevor es Anwendungsfälle gibt. Dann sucht die Lösung ein Problem.
- Datenschutz und Personalrat am Ende fragen. Dann wird aus einer Mitwirkung eine Blockade.
- Alles auf einmal. Zwei Fälle, die laufen, überzeugen mehr als zehn, die hängen.
Wie wir dabei helfen
Wir begleiten Verwaltungen und öffentliche Unternehmen von der Bestandsaufnahme über die Werkstatt zur Auswahl der Anwendungsfälle bis zum ersten Pilot, und wir schulen Teams darin, mit KI im Alltag zu arbeiten. Für die technische Umsetzung und für Spezialfragen wie Datenschutz oder Beschaffung arbeiten wir mit Fachleuten aus unserem Netzwerk zusammen. Was das im Einzelnen umfasst, steht auf der Seite KI-gestützte Wissens- und Prozessarbeit; offene Kurse für einzelne Personen laufen in der Zukunftsakademie.
Häufige Fragen
Dürfen wir überhaupt Werkzeuge wie ChatGPT in der Verwaltung nutzen?
Für Texte ohne personenbezogene Daten und ohne Dienstgeheimnisse in der Regel ja, mit einer Dienstanweisung, die das regelt. Für alles andere braucht es ein Werkzeug mit Auftragsverarbeitungsvertrag und die Freigabe des Datenschutzes. Die verbindliche Antwort gibt die oder der Datenschutzbeauftragte eures Hauses.
Brauchen wir eine eigene KI-Lösung?
Am Anfang nicht. Erst wenn mehrere Fälle laufen und der Bedarf an eigenen Daten wächst, lohnt eine Lösung für das Haus. Vorher reicht ein Werkzeug, das die Regeln erfüllt.
Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?
Bestandsaufnahme und Werkstatt in wenigen Wochen, der erste Pilot in vier bis acht Wochen. Nach einem Vierteljahr weiß eine Verwaltung, was bei ihr funktioniert.
Was kostet der Einstieg?
Eine Werkstatt zur Auswahl der Anwendungsfälle hat Format, Umfang und Preis wie unsere anderen Formate für Verwaltungen und lässt sich einzeln beauftragen; die Positionen stehen auf der Seite Kosten der Innovationsberatung.