Exnovation, das bewusste Beenden von Projekten, Angeboten, Abläufen und Strukturen, verläuft in Schritten. Sandra Bils und Gudrun L. Töpfer beschreiben in ihrem Buch „Exnovation und Innovation“ drei Momente, in denen Exnovation geschieht: Eine Organisation merkt, dass etwas nicht weitergeht. Sie wählt aus, was bleibt und was geht. Und sie vollzieht den Abschied. Jeder Moment braucht andere Methoden. Wer sie verwechselt, moderiert endlos Reflexion, obwohl längst entschieden ist, oder plant den Abschied, obwohl noch niemand das Problem sieht. Grundlagen zum Begriff stehen im Artikel Exnovation: Bedeutung und Herkunft.
Bewusstsein schaffen
Die Leitfrage
„Was kostet es uns, so weiterzumachen wie bisher?“ Die Frage öffnet fast jedes Gespräch über Exnovation. Sie wird ergänzt durch eine zweite: „Was haben wir zu gewinnen, wenn wir aufhören?“ Gemeinsam machen sie sichtbar, dass Weitermachen eine Entscheidung mit Kosten ist.
Ein kurzer Grundlagen-Input
Viele Teams haben den Begriff nie gehört, verstehen das Anliegen aber sofort. Ein Input von einer halben Stunde reicht: was Exnovation bedeutet, warum Aufhören schwerfällt und dass Beenden kein Scheitern ist. Hilfreich ist ein Satz, der würdigt, wofür das Alte einmal gut war.
Bilder, die das Gespräch erleichtern
Metaphern aus dem Jahreslauf helfen, über Beenden zu sprechen, ohne dass jemand sein Gesicht verliert: Was blüht, was braucht Pflege, was hat seine Zeit gehabt? In technischen Umfeldern funktionieren andere Bilder besser, etwa der Lebenszyklus einer Software mit geplantem Supportende.
Auswählen, was bleibt und was geht
Kriterien festlegen
Bevor über einzelne Projekte gesprochen wird, legt die Gruppe fest, wonach sie entscheidet. Bewährt haben sich: Wirkung im Verhältnis zum Aufwand, Nähe zum Zweck der Organisation, Zukunftspotenzial, gebundene Zeit und gebundenes Geld, Frustration bei den Beteiligten. Wo der Zweck einer Organisation klar ist, fallen die Kandidaten fürs Beenden fast von selbst auf.
Die Ampel
Alle Projekte, Angebote, Gremien oder Tools eines Bereichs werden auf Karten geschrieben und einer von drei Farben zugeordnet: Grün für Weitermachen, Gelb für Anpassen, Rot für Beenden. Die Methode ist einfach und schnell. Ihr Wert liegt darin, dass jede Karte eine Entscheidung braucht und nichts mehr stillschweigend weiterläuft.
Der Exnovation-Canvas
Für ein einzelnes Vorhaben, das beendet werden soll, hilft ein Canvas mit Feldern wie diesen: Warum wurde es eingeführt? Wofür war es gut? Was kostet es heute? Wer ist betroffen? Wovon hängt es ab? Wann ist ein guter Zeitpunkt? Was tritt an seine Stelle, oder bleibt der Platz bewusst leer? Wie verabschieden wir uns? Vorlagen gibt es von Dennis Fischer auf Englisch und von Cachelins Wissensfabrik auf Deutsch, das Buch von Bils und Töpfer enthält eine weitere.
Ein kleines Exnovations-Team
Eine feste Gruppe von wenigen Personen begleitet den Prozess, plant die nächsten Schritte, probiert kleine Experimente aus und wertet sie aus. Die Arbeitshaltung: gut genug für jetzt, sicher genug zum Ausprobieren.
Den richtigen Zeitpunkt wählen
Personalwechsel, auslaufende Verträge, ein ohnehin fälliger Softwarewechsel, ein neues Haushaltsjahr: Wer solche Fenster nutzt, stößt auf weniger Widerstand. Wie die Politik Zeitpunkte für einen Ausstieg wählt, zeigen die Exnovation-Beispiele.
Abschied nehmen
Beim Beenden kommen Gefühle hoch: Trauer, Ärger, Ohnmacht, oft auch Erleichterung, wenn ein zäher Ablauf endlich wegfällt. Beides darf Platz haben. Rituale helfen dabei, sortiert nach Aufwand:
- Leicht. Sich beim Projekt bedanken, seine Geschichte erzählen, Erinnerungen auf einem Zeitstrahl sammeln, festhalten, was die Organisation daraus gelernt hat.
- Mittel. Ein eigener Ort für den Abschied außerhalb des üblichen Meetingraums, ein symbolischer letzter Akt, ein Kasten für Abschiedsgedanken, aus dem später Ideen für Neues entstehen.
- Stark. Ein Ideenfriedhof mit Gedenktafeln, Zettel, die verbrannt oder dem Wasser übergeben werden, ein Fest für das, was zu Ende geht.
Ein Ritual ersetzt keine Beteiligung. Wurde über die Köpfe der Betroffenen hinweg entschieden, macht ein Abschiedsritual es schlimmer. Für Gespräche über Endphasen gibt es Kartensets wie „Tending to Endings“, für den kirchlichen Kontext das umfangreiche Toolset exmove der Arbeitsstelle midi.
Kommunikation durch alle Schritte
Je nachvollziehbarer der Prozess, desto eher gehen Menschen mit. Früh sagen, was entschieden ist und was nicht. Ein Enddatum nennen. Klären, was mit den Aufgaben, Rollen und Daten passiert, die am Alten hängen. Und den frei werdenden Raum schützen: Wer die Lücke sofort mit dem nächsten Projekt füllt, verschenkt den Gewinn.
Einstieg mit wenig Aufwand
- Fünfzehn Minuten im nächsten Team-Meeting. Sammeln, was offensichtlich beendet werden könnte. Nichts entscheiden.
- Ein Kurz-Input für die Führung. Begriff setzen, gemeinsam überlegen, wo es anfangen könnte.
- Einen einzigen Gegenstand wählen, etwa einen Bericht oder ein Meeting, und den Canvas dafür ausfüllen.
Wie wir dabei arbeiten
Wir moderieren Exnovations-Werkstätten, in denen Teams ihr Portfolio mit Kriterien und Ampel sortieren, und begleiten den Ausstieg aus einzelnen Vorhaben bis zum Abschied. Die Formate stehen auf der Seite Exnovation. Wie das Beenden eines Projekts Schritt für Schritt abläuft, steht im Artikel Projekte beenden, wie Exnovation und Innovation zusammenhängen, im Artikel Exnovation und Innovation.
Häufige Fragen
Was ist ein Exnovation-Canvas?
Eine Vorlage, mit der ein Team ein einzelnes Vorhaben, das beendet werden soll, Feld für Feld durchgeht: Ursprung, Nutzen, heutige Kosten, Betroffene, Abhängigkeiten, Zeitpunkt, Nachfolge und Abschied.
Wie lange dauert ein Exnovations-Workshop?
Für die Ampel und erste Entscheidungen reicht ein halber bis ganzer Tag. Ein ganzes Portfolio zu sortieren und den Ausstieg zu planen, braucht eher zwei Tage.
Braucht es Rituale?
Nicht immer in großer Form. Ein bewusster letzter Moment, ein Dank und das Festhalten des Gelernten helfen fast immer, weil Menschen an dem hängen, was sie aufgebaut haben.