Jede Organisation hat Projekte, die weiterlaufen, obwohl niemand mehr weiß, warum. Ein Pilot, der nie ausgewertet wurde. Ein Angebot, das kaum jemand nutzt. Ein Arbeitskreis, der sich trifft, weil er sich immer getroffen hat. Sie binden Zeit, Geld und Aufmerksamkeit, und sie blockieren Neues, weil für das Neue keine Kapazität mehr bleibt. Ein Projekt gut zu beenden, ist eine eigene Fähigkeit. Die Fachsprache nennt das Exnovation; was der Begriff bedeutet, steht im Artikel Exnovation: Bedeutung und Herkunft.
Woran man erkennt, dass ein Projekt enden sollte
- Der ursprüngliche Anlass ist weg. Das Problem, für das es gestartet wurde, gibt es nicht mehr, oder jemand anderes löst es besser.
- Die Wirkung steht in keinem Verhältnis zum Aufwand. Viel Arbeit, wenige erreichte Menschen, kein messbarer Fortschritt.
- Es passt nicht mehr zum Kern. Die Organisation hat ihre Richtung geändert, das Projekt nicht.
- Niemand würde es heute neu starten. Die einfachste Prüffrage: Wenn es dieses Projekt nicht gäbe, würden wir es heute anfangen?
- Die Beteiligten sind frustriert. Wenn die Menschen, die daran arbeiten, nur noch aus Pflichtgefühl mitmachen, ist das ein deutliches Signal.
Warum Organisationen trotzdem weitermachen
„Da haben wir schon so viel hineingesteckt“ ist der häufigste Satz. Versunkene Kosten zählen für die Zukunft nicht, fühlen sich aber schwer an. Dazu kommt, dass Aufhören in vielen Organisationen als Scheitern gilt, dass an jedem Projekt Menschen mit ihrem Ansehen hängen und dass der Nutzen des Aufhörens in der Zukunft liegt, die Kosten aber sofort spürbar sind. Wer das weiß, kann es offen ansprechen.
Die Entscheidung
Kriterien vorher festlegen
Am besten wird bei jedem neuen Projekt schon beim Start festgehalten, wann es endet: nach welcher Zeit, bei welchem Ergebnis, bei welchem Ausbleiben eines Ergebnisses. Die Effectuation-Forschung nennt das den leistbaren Verlust: Wie viel darf das Projekt kosten, bevor wir neu entscheiden? Ein Pre-Mortem hilft, mögliche Gründe für das Ende vorher zu sehen; wie das geht, steht im Artikel über das Pre-Mortem.
Laufende Projekte gemeinsam prüfen
Für Projekte, die schon laufen, hilft eine regelmäßige Runde, in der alle Vorhaben eines Bereichs mit einer Ampel geprüft werden: Weitermachen, Anpassen oder Beenden. Wie das abläuft und welche Kriterien sich bewährt haben, steht im Artikel über Exnovation-Methoden.
Die Entscheidung vom Vorgehen trennen
Hilfreich ist eine klare Trennung: Ob ein Projekt endet, entscheidet die Leitung. Wie es endet, gestalten die Beteiligten mit. So bleibt die Entscheidung klar, und die Menschen behalten Einfluss auf das, was sie betrifft.
Das Ende gestalten
Früh sagen, mit Enddatum
Ein Projekt, das endet, sollte früh angekündigt werden, mit einem klaren letzten Tag. Ein Ausschleichen über einige Wochen oder Monate gibt allen Zeit, sich umzustellen. Ein offenes „Wir lassen das mal auslaufen“ ohne Datum erzeugt Projekte, die nie ganz enden.
Die Menschen mitdenken
Wer verliert durch das Ende eine Aufgabe, eine Rolle, ein Stück Ansehen? Was bekommt diese Person stattdessen? An diesen Fragen hängt, ob die Person das Ende als Wertschätzung erlebt.
An die Folgelasten denken
Auch beendete Projekte hinterlassen Arbeit: Daten, die gespeichert oder gelöscht werden müssen, Verträge, die zu kündigen sind, Kundinnen, die informiert werden müssen, Anfragen, die noch Monate später kommen. Wer das vorher klärt, verhindert, dass das Projekt als Schatten weiterlebt.
Lernen sichern
Eine Auswertung am Ende hält fest, was die Organisation aus dem Projekt mitnimmt: Was hat funktioniert, was nicht, was würden wir beim nächsten Mal anders machen? So wird das Ende zur Grundlage für das Nächste.
Abschied nehmen
Ein Dank an alle, die mitgearbeitet haben, die Geschichte des Projekts erzählen, ein bewusster letzter Termin. Das klingt nach wenig und macht viel aus. Menschen lassen leichter los, wenn gewürdigt wird, was sie aufgebaut haben.
Was danach kommt
Das Beenden schafft Raum. Der Reflex ist, ihn sofort mit dem nächsten Projekt zu füllen. Besser ist, ihn eine Weile offen zu lassen: Zeit zum Durchatmen, zum Nachdenken, für die Dinge, die im Alltag liegen geblieben sind. Wer die Lücke schützt, merkt, wofür sie gebraucht wird. Wie Innovation und Exnovation zusammenspielen, beschreibt der Artikel Exnovation und Innovation, Beispiele aus Unternehmen und Politik stehen im Artikel über Exnovation-Beispiele.
Wie wir dabei arbeiten
Wir moderieren Werkstätten, in denen Teams ihre laufenden Projekte prüfen und entscheiden, was endet, und begleiten das Beenden einzelner Projekte, Angebote und Formate bis zum Abschied. Die Formate stehen auf der Seite Exnovation.
Häufige Fragen
Wann sollte man ein Projekt abbrechen?
Wenn der Anlass weggefallen ist, die Wirkung in keinem Verhältnis zum Aufwand steht, das Projekt nicht mehr zum Kern passt oder niemand es heute neu starten würde. Am leichtesten fällt die Entscheidung, wenn die Kriterien schon beim Start festgelegt wurden.
Wie kommuniziert man das Ende eines Projekts?
Früh, ehrlich und mit einem klaren Enddatum. Dazu gehört zu sagen, warum das Projekt endet, was mit den Aufgaben und Menschen passiert und wofür der frei werdende Raum gedacht ist.
Ist ein abgebrochenes Projekt gescheitert?
Ein Projekt, das bewusst beendet wird, hat seine Organisation vor weiterem Aufwand bewahrt und meist etwas hinterlassen, das sie weiterbringt. Problematisch ist eher das Projekt, das niemand zu beenden wagt.