In der Sozialwirtschaft fehlt vor allem Zeit für die Menschen, um die es geht. Ein Teil dieser Zeit geht an Schreibarbeit verloren: Pflegedokumentation, Verlaufsberichte, Hilfepläne, Berichte an Kostenträger, Förderanträge, Verwendungsnachweise. KI kann hier entlasten, wenn sie an den richtigen Stellen eingesetzt wird. Die Beziehungsarbeit selbst bleibt beim Menschen. Gesprächsführung, Einschätzung einer Lage, Vertrauen aufbauen: Das kann und soll keine Software übernehmen.
Wo KI in sozialen Organisationen entlasten kann
- Berichte und Verwendungsnachweise. Aus Stichworten, Kennzahlen und früheren Berichten einen Entwurf erstellen, den die Fachkraft prüft und ergänzt.
- Förderanträge. Ausschreibungen auswerten, Anforderungen herausziehen, eine erste Gliederung und Textbausteine vorbereiten. Besonders für kleine Träger, bei denen eine Person neben der Fachlichkeit auch das Fundraising macht.
- Einfache Sprache und Übersetzung. Merkblätter, Briefe und Informationen so umformulieren, dass Klientinnen und Klienten sie verstehen, auch in anderen Sprachen. Die Fachkraft prüft die Richtigkeit.
- Wissen im Haus finden. Qualitätshandbuch, Konzeptionen, Dienstanweisungen und Vorlagen so erschließen, dass neue Beschäftigte eine Frage stellen und eine Antwort mit Fundstelle bekommen.
- Recruiting und Öffentlichkeitsarbeit. Stellenanzeigen, Texte für die Website und Social Media. Wie man Recruiting in der Pflege von den Bewerberinnen her entwickelt, steht im Artikel über Design Thinking in der Sozialwirtschaft.
- Dokumentation mit Personenbezug. Hier liegt das größte Entlastungspotenzial und das größte Risiko. Entwürfe aus Sprachaufnahmen oder Stichworten sind möglich, aber nur mit Werkzeugen, die für Gesundheits- und Sozialdaten zugelassen sind, und nie als erster Schritt.
Welche Regeln besonders gelten
Daten aus Pflege, Beratung und Jugendhilfe gehören zu den am stärksten geschützten Daten überhaupt. Gesundheitsdaten sind nach der Datenschutz-Grundverordnung besondere Kategorien personenbezogener Daten, für Sozialdaten gilt zusätzlich der Sozialdatenschutz. Kirchliche Träger arbeiten nach eigenem Datenschutzrecht, evangelische nach dem DSG-EKD, katholische nach dem KDG. Für den Anfang folgt daraus eine einfache Regel: Keine Daten über Klientinnen, Klienten oder Bewohner in allgemeine KI-Werkzeuge. Die ersten Anwendungsfälle sind die ohne Personenbezug.
Dazu kommt die Mitbestimmung. Bei kirchlichen Trägern ist das die Mitarbeitervertretung, sonst der Betriebsrat. Beide gehören von Anfang an in die Arbeitsgruppe. Und seit Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung der EU, dass Organisationen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen.
Die Reihenfolge für einen Träger
Sehen, was schon läuft
In fast jedem Träger nutzen einzelne Leute schon KI, oft privat. Eine kurze Bestandsaufnahme zeigt, wofür, und wo Daten in Werkzeuge geflossen sind, in die sie nicht gehören. Daraus entstehen die ersten Regeln.
Fälle ohne Personenbezug zuerst
Berichte, Anträge, Öffentlichkeitsarbeit, Wissensmanagement. Hier lernen die Beschäftigten, wie man mit KI arbeitet und Ergebnisse prüft, ohne dass ein Fehler Klientinnen schadet.
Mit den Beschäftigten auswählen
Die Fachkräfte wissen, welche Schreibarbeit sie am meisten Zeit kostet. Eine Werkstatt mit Leuten aus Pflege, Beratung und Verwaltung liefert eine Liste, die nach Nutzen und Risiko sortiert wird.
Pilot, Schulung, Ausweitung
Ein Team, ein Fall, einige Wochen, dann Auswertung. Was funktioniert, geht mit einer praktischen Schulung an die nächsten Teams. Erst mit dieser Erfahrung lohnt der Blick auf Fachsoftware mit KI-Funktionen für die Dokumentation mit Personenbezug.
Die Beschäftigten mitnehmen
Viele Fachkräfte in der Sozialwirtschaft sind skeptisch, aus guten Gründen. Sie haben ihren Beruf gewählt, um mit Menschen zu arbeiten, und befürchten, dass Technik diese Arbeit weiter verdichtet. Diese Sorge gehört auf den Tisch. Die Antwort ist eine Zusage, wofür gewonnene Zeit verwendet wird, und eine Einführung, bei der die Fachkräfte mitentscheiden.
Wie wir dabei arbeiten
Wir begleiten Träger, Sozialunternehmen, Genossenschaften und Vereine von der Bestandsaufnahme über die Auswahl der Anwendungsfälle bis zum Pilot und schulen Teams darin, mit KI im Alltag zu arbeiten. Die Formate stehen auf der Seite KI-gestützte Wissens- und Prozessarbeit, die Angebote für soziale Organisationen unter TfT Impact. Wie Veränderung in sozialen Organisationen insgesamt angelegt wird, steht im Artikel über Transformation in Sozialunternehmen und Genossenschaften, was Leitung dort leisten muss, im Artikel über Führung in der Sozialwirtschaft.
Häufige Fragen
Dürfen wir ChatGPT und ähnliche Werkzeuge in der Sozialen Arbeit nutzen?
Für Texte ohne personenbezogene Daten in der Regel ja, mit einer Regel, die das festlegt. Für alles mit Personenbezug braucht es Werkzeuge mit passendem Vertrag und die Freigabe des Datenschutzes. Die verbindliche Antwort gibt die oder der Datenschutzbeauftragte des Trägers.
Ersetzt KI Fachkräfte in der Pflege oder Sozialen Arbeit?
Die Arbeit mit Menschen kann KI nicht übernehmen. Sie kann Schreibarbeit verringern und damit Zeit für diese Arbeit freimachen.
Gibt es Förderung für kleine Träger?
Für Beratung in kleinen und mittleren Organisationen gibt es Programme, die einen Teil der Kosten übernehmen. Gemeinnützige Träger zahlen bei uns ohnehin 20 Prozent weniger.