Ein Bewerbungsprozess besteht aus vielen Momenten: die Stellenanzeige, das Formular, die Wartezeit, das Gespräch, die Zusage, der erste Tag. Für die Personalabteilung ist es ein Ablauf mit Stationen und Fristen. Für die Bewerberin ist es eine Reihe von Eindrücken, nach denen sie entscheidet, ob sie kommt. Design Thinking im HR setzt bei diesen Eindrücken an. Es fragt Bewerberinnen, neue Beschäftigte und Teams, was sie erleben, und entwickelt Prozesse, die zu ihnen passen.
Wo Design Thinking im HR eingesetzt wird
- Recruiting. Wie finden Menschen die Stelle, was hält sie von der Bewerbung ab, wo springen sie ab? Eine Candidate Journey zeigt die Stellen.
- Onboarding. Was brauchen neue Beschäftigte in den ersten Wochen, und was überfordert sie?
- Personalentwicklung. Weiterbildungen, die zu den Aufgaben passen und deshalb genutzt werden.
- Arbeitsmodelle. Arbeitszeit, mobiles Arbeiten, Rückkehr nach Elternzeit. Was funktioniert für Teams und Betrieb?
- Bindung. Warum gehen Leute, und was hätte sie gehalten? Austrittsgespräche liefern Hinweise, Gespräche mit denen, die bleiben, oft noch bessere.
Ein Fall: Recruiting als gestaltbarer Prozess
Die Diakonie Nord Nord Ost brauchte rund 150 Pflege- und Fachkräfte für ein neues Pflegezentrum mit 117 Einzelzimmern und eine Kita mit 75 Plätzen in Geesthacht. Stellenanzeigen und eine Karriereseite reichten dafür nicht. Über rund sechs Monate in den Jahren 2023 und 2024 haben wir mit der Diakonie das Recruiting von den Pflegekräften her neu entwickelt.
Am Anfang standen viele Interviews mit Pflegekräften: Wie entscheiden sie über einen Arbeitgeber, was zieht sie an, was hält sie ab? Danach kamen Beispiele aus anderen Branchen, die Menschen gewinnen, die überall gesucht werden. Die Gründe, aus denen Bewerberinnen abspringen, wurden offen benannt, auch die, die der Träger selbst verursacht. Ideen wurden an echten Menschen getestet, bevor sie in die Kampagne gingen. Am Ende standen eine Recruiting-Architektur entlang der Candidate Journey, ein „Recruiting Tree“, der Wege und Hebel sichtbar macht, und ein „Jobwechselkit“, das die praktischen Hürden eines Wechsels senkt. Die Stellen konnten in der geplanten Größenordnung besetzt werden. Der Fall steht auf unserer Case-Seite, den methodischen Hintergrund beschreibt der Artikel Fachkräftemangel mit Design Thinking beheben.
Wie ein Design-Thinking-Prozess im HR abläuft
Eine Frage mit Folgen
„Wie können wir erreichen, dass mehr Bewerberinnen den Prozess bis zum Vertrag durchlaufen?“ oder „Wie können wir neue Kollegen so einarbeiten, dass sie nach einem Jahr noch da sind?“
Die Betroffenen verstehen
Interviews mit Bewerberinnen, auch mit denen, die abgesagt haben, mit neuen Beschäftigten, mit Führungskräften und Teams. Eine Persona fasst zusammen, für wen die Lösung gedacht ist; wie man sie erstellt, steht im Artikel über das Persona-Modell. Eine Journey Map zeigt den Weg durch den Prozess, beschrieben im Artikel über User Journey Mapping.
Ideen entwickeln und testen
Eine neue Stellenanzeige, ein kürzeres Bewerbungsformular, ein Willkommenspaket, ein Buddy-Programm werden mit wenigen Personen erprobt, bevor sie überall eingeführt werden.
Übernehmen und messen
Was funktioniert, wird Standard. Gemessen wird, was zählt: Abbruchquote im Bewerbungsprozess, Zeit bis zur Zusage, Verbleib nach einem Jahr, Rückmeldungen der Beschäftigten.
Was HR dafür braucht
Zeit für Gespräche, die nicht auf eine Stellenbesetzung zielen. Führungskräfte, die mitmachen, weil sie für Onboarding und Bindung oft wichtiger sind als jeder Prozess. Und die Bereitschaft, eigene Abläufe in Frage zu stellen. Wie Unternehmen unternehmerisches Denken bei den Beschäftigten insgesamt fördern, steht im Artikel Unternehmerisches Denken und Handeln bei Mitarbeitenden fördern.
Wie wir dabei arbeiten
Wir begleiten Personalabteilungen in Unternehmen, Verwaltungen und sozialen Organisationen bei Design-Thinking-Prozessen für Recruiting, Onboarding und Bindung und qualifizieren HR-Teams darin, die Methode selbst anzuwenden. Die Formate für Unternehmen stehen unter TfT Corporate, die für soziale Organisationen unter TfT Impact. Wie die Methode in einem Unternehmen dauerhaft verankert wird, beschreibt der Artikel Design Thinking im Unternehmen einführen.
Häufige Fragen
Was bringt Design Thinking im Personalwesen?
Prozesse, die zu den Menschen passen, für die sie gemacht sind. Das senkt Abbrüche im Bewerbungsprozess und Kündigungen in der ersten Zeit.
Wie lange dauert ein Projekt?
Eine Werkstatt dauert ein bis zwei Tage. Ein Recruiting-System wie bei der Diakonie Nord Nord Ost entstand in rund sechs Monaten.
Braucht HR dafür externe Unterstützung?
Für den ersten Prozess hilft eine erfahrene Moderation. Danach können HR-Teams die Methode selbst anwenden, wenn sie es einmal durchlaufen und trainiert haben.
